Nicolas Politis
Institute of International Law
Appendix 4.5 of the International Associations Statutes Series vol 1, UIA eds (1988)
A member of the Institute of International Law, Nicolas Politis, developed the earlier proposals by von Bar from 1912 (see Appendix 4.1) and presented them in a report to the Institute (1). The resulting draft convention on the legal condition of international associations was unanimously approved during the fiftieth anniversary session of the Institute in Brussels in 1923. The text is as follows.
Draft Convention Relating to the Legal Position of International Associations
Whereas
The Contracting Powers:
Recognising that it is essential to the general interest of the international community to encourage the development of non profit-making international associations;
Considering that for this purpose it is necessary that the said associations be at liberty not to have exclusive ties with any given country should they deem the pursuit of their legitimate aims to be the better achieved thereby;
That it is not possible for them at present if they adopt such a course to find in those countries where they exercise their activity such legal protection as their interests require;
That if they acquire legal status based on the legislation of an individual State they cannot be sure that it will automatically be recognised in other States nor that they are able to enjoy everywhere an adequate degree of capacity and freely to pursue their activity;
That it is therefore necessary to determine for them an international status of which they can avail themselves on the territories of the Contracting Powers to an extent which is compatible in each of the same with the requirement of public order.
Now:
The following provisions have been agreed upon:
Art. 1 The Contracting Powers shall grant within their respective territories, subject to the limitations and with the guarantees specified hereinafter, legal protection by conferring upon them the status of legal entities or by recognising the legal status acquired by them in one of the said territories on the basis of its laws to those non profit-making international associations which meet the following conditions.
Art. 2 Are deemed to be international within the context of the present Convention those associations of a private character which are accessible under the conditions laid down by their Articles of Association to subjects and joint bodies of several countries and which pursue, without any profit motive, an objective of international interest.
The fact that an association has set itself up in a given country and has there acquired legal status by complying with the local legislation does not deprive it of the opportunity of enjoying to such extent as may be necessary the system laid down in favour of international associations providing always that it meets the undermentioned conditions.
Art. 3 International Associations must have Articles of Association which clearly indicate:
1. Their title, emblem and insignia;
2. Their purpose;
3. Their temporary or permanent registered office should they adopt one;
4. Their composition and method of recruitment;
5. The rights, obligations and responsibilities of their members;
6. Their organization, the method of election or appointment, the powers and responsibility of their representatives;
7. The administration and the purpose for which are allotted their financial holdings;
8. The manner in which they operate, the place and frequency of their meetings, the number and nature of their publications and in general the various manifestations of their activity;
9. The procedure for revising their Articles of Associations;
10. The conditions, forms and effects of their dissolution.
Art. 4 The Articles of Association of International Associations shall be officially registered and notified.
To this end there shall be set up in Brussels a Permanent Commission responsible for fulfilling the functions specified in the present Convention.
The Commission shall be made up of special delegates or diplomatic representatives of the Contracting Powers accredited to the Belgian Government.
It shall elect its Chairman each year. It shall meet whenever convened by its Chairman.
It shall be assigned a permanent executive whose officials and staff it shall appoint or dismiss.
It shall determine their remunerations and salaries and shall supervise its general expenditure.
The attendance of two thirds of its members shall be sufficient to allow the Commission to pass valid resolutions.
Resolutions shall be passed with a majority vote.
The expenses of the Executive shall be defrayed by the Contracting Powers in such proportion as shall provisionally be laid down for the Executive of the World Postal Union.
The costs attributable to the Contracting Powers shall be reckoned from the day on which their membership takes effect.
Art. 5 International associations must lodge with the permanent executive their original Articles of Association and, where applicable, their revised Articles, in duplicate signed by their representatives and attested by an official or public notary belonging to one of the Contracting Powers and with as many copies as shall be specified by the rules of the Executive as drawn up by the permanent Commission.
They shall also provide the Executive, in the same number of authenticated originals and copies, with the list of their successive representatives, with particular reference to the person or persons responsible for representing them in legal proceedings, as soon as they take up their office, giving their names, titles and domicile and, at the close of each of their financial years, with the general statement of their account of receipts and expenditure.
The permanent Executive shall retain in its archives the duplicate authenticated copies of these documents and shall forward, via the permanent Commission, two copies thereof to the Government of each of the Contracting Powers.
The permanent Commission shall not be empowered to refuse registration and notification except in the event of the inadequacy or irregularity of documents. It shall advise the association concerned thereof through the Executive in order that the said association may, if it so wishes, prepare fresh documents.
The above mentioned procedures for submissions and notifications shall entitle the Executive to levy charges whose amount, laid down by the rules drawn up by the permanent Commission, must be strictly limited to the expenses which the Executive shall be required to formulate on this count.
Art. 6 The permanent Executive shall, subject to payment of the charges laid down under its rules, issue to any applicant a certified copy of the Articles of Association and of the list of existing representatives of the international associations entered on the registers.
Art. 7 On the expiry of a period of four months with effect from the notification specified in [Article 5], the international association concerned shall enjoy in all the contracting countries the benefits attaching to the legal status acquired unless the Contracting Powers, avail themselves of the option, which they respectively reserve for themselves under this provision, of refusing, each as far as it is concerned, to recognise the legal status of the said association if the nature of its aim or the attributes of its members appear to them to constitute a danger to the public order of their countries.
The refusal so motivated shall be notified by the permanent Commission to the association concerned which, within four months following such notification, may contest the same on the grounds of action ultra vires before the permanent International Court of Justice.
Once it becomes effective, the refusal shall result in depriving the association concerned, within the confines of the State which shall have pronounced it, of the right to maintain establishments within the said country. This notwithstanding, rights acquired and documents validly drawn up by it abroad shall be respected in the said country provided that they are not contrary to public order.
For the purpose of vindicating the same, the association concerned shall be able to bring a civil action in the said country.
Art. 8 Subject to the following conditions, the legal status confers on those international associations which are granted the same the enjoyment in all the contracting States of such rights as are granted by local legislation to national associations of a non profit-making nature or to limited liability companies.
It is however open to each of the Contracting Powers to grant them more extensive rights.
Art. 9 International associations may, without any special permission, bring actions at law, acquire against payment, and in general enter into contracts for the requirements of their mission if they comply, as far as the form of their acts is concerned, with the laws of the country in which they are entered into.
Art. 10 International Associations may possess movable property and personal estate without restriction.
They may likewise possess such real estate as is required for their administration and the fulfilment of their aim and, with such permission as may be required by the law of the place of residence, real estate intended for the same purpose but which cannot be immediately used to this end.
Art. 11 They may receive gifts and legacies subject, where necessary, to the permission of the Government of the country of the author of the gift and of that of the country in which the property is situated if it involves real estate.
Such real estate as may be given or bequeathed and which does not come within the category of that which, under the terms of [Article 10], international associations may own shall be transferred for the benefit of the recipient association within the time-limits and in the form laid down by the instrument which authorises the acceptance of the gift.
The author of the gift may retain either for his own benefit or for the benefit of his heirs or residuary legatees the right to resume possession of the property given or bequeathed, in the event of the winding up of the association, in cash or in kind.
Art. 12 The name, mark and emblem of international associations enjoy the same protection on the territory of the Contracting Powers as the names, marks and emblems of a commercial character.
Art. 13 International associations shall enjoy on the territory of the Contracting Powers the same fiscal advantages granted to national associations pursuing a similar objective.
Art. 14 International associations may only pursue on the territory of the Contracting Powers the aims for which they were created within the limits laid down by local legislation.
Art. 15 International associations shall have free access to the Courts of the Contracting Powers for the protection of their legitimate rights and interests in accordance with the rules relating to competence as laid down by common law.
Art. 16 Subject to the special conditions contained in the present Convention international associations shall be amenable to the jurisdiction of the Courts established in the contracting States in accordance with the following rules:
In matters of real estate, the Court where the property disputable at law is located;
In matters of personal and movable estate, the Court of the domicile of one of their agents specially commissioned to represent them at law or of such agent at the registered office where it is a question of an association established in a given country or of the representative in the country where the contract was entered into or implemented;
In matters relating to gifts and legacies, the Court of the domicile of the donor or testator of the place where the estate was admitted to probate.
Art. 17 Any differences which may arise between two or more international associations regarding their respective business activities shall be brought at the instance of the most diligent party before the permanent Commission in Brussels which shall pronounce judgment as adjudicator and arbitrator.
Art. 18 In addition to the assumption that an international association may enter into voluntary liquidation, its loss of its legal status may be officially incurred:
1. if it uses its reserves and capital for purposes conflicting with the provisions of its Articles of Association;
2. if it becomes manifestly insolvent;
3. if it deliberately fails to comply with the regulations in [Article 5], paragraph 2;
4. if, deviating from its purpose, it pursues in one or more countries any activity contrary to public order or morality of the said countries.
In the first three instances, the disqualification may be pronounced, at the request of any of the contracting parties, by the permanent Commission in Brussels. The association concerned shall be entitled, within a period of four months, to lodge an appeal before the judicial body specified in [Article 7]. If no appeal is made against the decision, or if on appeal it is confirmed, it shall be immediately notified by the permanent Commission to the Governments of the contracting parties. The disqualification shall be effective in all the contracting countries. This notwithstanding, the disqualification shall not be retrospective. Acts performed by the association prior to the notification shall remain valid.
In the fourth instance, the disqualification may be pronounced by the Courts of the country concerned. The association on whom the punishment is imposed may, after exhausting the avenues of appeal provided for by the local legislation, submit an appeal within a period of four months to the judicial body specified in [Article 7]. If the decision is upheld, it shall be communicated for all necessary purposes to the permanent Commission in Brussels. It shall at once bring about in the country concerned the effects specified in [Article 7], paragraphs 3 to 5.
Where however the association concerned had its head office in the country imposing its disqualification, it shall be deprived of its legal status in all the contracting countries.
Projet de convention de 1923
Preambule
Les Puissances contractantes:
Reconnaissant qu'il importe à l'intérêt général de la communauté internationale de favoriser le développement des associations internationales sans but lucratif;
Considérant qu'à cette fin il est nécessaire que ces associations puissent rester libres de n'avoir d'attache exclusive avec aucun pays déterminé, si elles estiment pouvoir ainsi mieux remplir leur légitime mission;
Qu'actuellement il ne leur est pas possible - si elles s'arrêtent à ce parti - de trouver dans les pays ou elles exercent leur activité la protection légale réclamée par leurs intérêts;
Que, si elles acquièrent la personnalité juridique sur la base des lois d'un Etat, elles ne sont pas assurées de se la voir reconnaître de plein droit dans les autres Etats, de pouvoir jouir partout d'une suffisance capacité et d'exercer librement leur activité;
Qu'il est, dès lors, indiqué de fixer en leur faveur un statut international dont elles puissent se prévaloir sur les territoires des Puissances contractantes dans la mesure compatible, chez chacune d'elles, avec les exigences de l'ordre public.
Sont convenues des dispositions suivantes:
Art. 1 Les Puissances contractantes accorderont sur leurs territoires respectifs, dans les limites et avec les garanties stipulées ci-après, protection légale, en leur attribuant la qualité de personnes juridiques ou en reconnaissant la personnalité par elles acquises chez l'une d'elles sur la base de ses lois, aux associations internationales sans but lucratif se conformant aux conditions suivantes.
Art. 2 Sont considérées comme internationales au sens de la présente convention, les associations de caractère privé qui sont accessibles, dans les conditions fixées par leurs statuts, aux sujets et aux collectivités de plusieurs pays et poursuivent, sans esprit de lucre, un but d'intérêt international.
La circonstance qu'une association s'est fixée dans un pays déterminé et y a acquis la personnalité juridique en se conformant aux lois locales ne la prive pas de la possibilité de bénéficier, en tant que besoin, du régime établi en faveur des associations internationales, si elle se conforme aux conditions ci-après.
Art. 3 Les associations internationales doivent avoir des statuts indiquant avec précision:
1. leurs dénomination, emblème et insignes;
2. leur objet;
3. leur siège temporaire ou permanent, si elles en adoptent un;
4. leurs composition et mode de recrutement;
5. les droits, obligations et responsabilités de leurs membres;
6. leur organisation, le mode d'élection ou de nomination, la compétence et la responsabilité de leurs représentants;
7. l'administration et l'affectation de leur patrimoine;
8. la mode de leur fonctionnement, le lieu et la périodicité de leurs réunions, le nombre et la qualité de leurs publications, et, en général, les diverses manifestations de leur activité;
9. la procédure de révision de leurs statuts;
10. les conditions; les formes et les effets de leur dissolution.
Art. 4 Les statuts des associations internationales font l'objet d'un enregistrement et d'une notification officiels.
A cet effet, il est créé à Bruxelles une Commission permanente chargée de remplir les fonctions spécifiées dans la présente convention.
La Commission est composée des délégués spéciaux ou des représentants diplomatiques des Puissances contractantes accréditées auprès du Gouvernement belge.
Elle choisit tous les ans son président; elle se réunit sous la convocation de son président.
Il lui est adjoint un Bureau permanent dont elle nomme et révoque les fonctionnaires et les employés.
Elle en fixe les traitements et les salaires et contrôle la dépense générale.
La présence des deux tiers de ses membres suffit pour permettre à la Commission de délibérer valablement.
Les décisions sont prises à la majorité des voix.
Les frais du Bureau sont supportés par les Puissances contractantes dans une proportion qui, provisoirement, sera celle établie pour le Bureau international de l'Union postale universelle.
Les frais à la charge des Puissances contractantes seront comptés à partir du jour ou leur adhésion produit ses effets.
Art. 5 Les associations internationales doivent faire au Bureau permanent le dépôt de leurs statuts originaux et, éventuellement, de leurs statuts revisés, en double expédition signés de leurs représentants, et certifiés par un fonctionnaire ou notaire public appartenant à l'une des Puissances contractantes, et en autant d'exemplaires que détermine le règlement du Bureau arrêté par la Commission permanente.
Elles doivent également lui communiquer, en un même nombre d'expéditions et d'exemplaires, la liste de leurs représentants successifs, notamment de celui ou de ceux chargés de les représenter en justice, dès leur entrée en fonction, avec indication de leurs noms, qualités et domicile, et, à la fin de chacun de leurs exercices financiers, le relevé général de leurs comptes de recettes et de dépenses.
Le Bureau permanent conservera dans ses archives la double expédition authentique de ces documents et en fera parvenir, par les soins de la Commission permanente, deux exemplaires au Gouvernement de chacune des Puissances contractantes.
La Commission permanente ne pourra refuser de procéder à l'enregistrement et à la notification qu'en cas d'insuffisance ou d'irrégularité des documents. Elle en informera, par les soins du Bureau, l'association intéressée, afin qu'elle renouvelle, si elle le désire, ses productions.
Les susdits dépôts et notifications donneront lieu de la part du Bureau à la perception de taxes dont le montant, fixé par le règlement élaboré par la Commission permanente, doit être strictement limité aux frais que le Bureau aura à exposer de ce chef.
Art. 6 Le Bureau permanent devra, moyennant acquittement des taxes établies par son règlement, délivrer à tout requérant copie certifiée des statuts et de la liste des représentants actuels des associations internationales inscrites sur les registres.
Art. 7 A l'expiration d'un délai de quatre mois à compter de la notification prescrite par l'article 5, l'association internationale intéressée jouira dans tous les pays contractants des avantages attachés à la personnalité juridique, à moins que les Puissances contractantes n'usent de la faculté, qu'elles se réservent respectivement par la présente disposition, de refuser, chacune pour ce qui la concerne, de reconnaître la personnalité juridique de ladite association, si la nature de son objet ou les qualités de ses représentants leur paraissent constituer un danger pour l'ordre public de leur pays.
Le refus, ainsi motivé, sera, par les soins de la Commission permanente, signifié à l'association intéressée qui, dans les quatre mois à compter de la signification, pourra l'attaquer pour excès de pouvoir devant la Cour permanente de Justice internationale.
Devenu définitif, le refus aura pour effet de priver l'association intéressée, dans les limites de l'Etat qui l'aura prononcé, de la faculté d'y entretenir des établissements.
Mais les droits acquis et les actes valablement passés par elle à l'étranger y seront respectés, pourvu qu'ils ne soient pas contraires à l'ordre public.
Pour les faire valoir, l'association intéressée y pourra ester en justice.
Art. 8 Sous réserve des dispositions suivantes, la personnalité juridique donne aux associations internationales qui en sont douées la jouissance, dans tous les Etats contractants, des droits accordés par les lois locales aux associations nationales sans but lucratif ou aux sociétés de commerce à responsabilité limitée.
Mais il est loisible à chacune des Puissances contractantes de leur concéder des droits plus étendus.
Art. 9 Les associations internationales peuvent, sans aucune autorisation spéciale, ester en justice, acquérir à titre onéreux et, en général, contracter pour les besoins de leur mission, en se conformant, quant à la forme de leurs actes, aux lois du pays ou ils sont passés.
Art. 10 Les associations internationales peuvent posséder des meubles et des valeurs mobilières sans limitation.
Elles peuvent aussi posséder les immeubles nécessaires à leur administration et à l'accomplissement de leur but et, avec l'autorisation qui serait requise par la loi du lieu de la situation, des immeubles ayant la même destination, mais ne pouvant pas être immédiatement employés à cette fin.
Art. 11 Elles peuvent recevoir des dons et legs sous réserve, s'il y a lieu, de l'autorisation du Gouvernement du pays de l'auteur de la libéralité, et de celui du pays de la situation des biens, s'il s'agit d'immeubles.
Les immeubles donnés ou légués qui ne rentreraient pas dans la catégorie de ceux dont, aux termes de l'article 10, les associations internationales peuvent être propriétaires, doivent être aliénés au profit de l'association bénéficiaire, dans les délais et la forme prescrits par l'acte qui autorise l'acceptation de la libéralité.
L'auteur de la libéralité peut réserver soit à son profit, soit au profit de ses héritiers ou ayants-cause à titre universel, le droit de reprendre, en cas de dissolution de l'association, les biens donnés ou légués, en nature ou en valeur.
Art. 12 Le nom, la marque et l'emblème des associations internationales sont protégés sur le territoire des Puissances contractantes au même titre que les noms, les marques et les emblèmes commerciaux.
Art. 13 Les associations internationales jouissent sur le territoire des Puissances contractantes des mêmes faveurs fiscales accordées aux associations nationales, poursuivant un but similaire.
Art. 14 Les associations internationales ne peuvent poursuivre sur le territoire des Puissances contractantes le but en vue duquel elles ont été créées que dans les limites permises par les lois locales.
Art. 15 Les associations internationales ont libre accès auprès des tribunaux des Parties contractantes pour la protection de leurs droits et intérêts légitimes, suivant les règles de compétence établies par le droit commun.
Art. 16 Les associations internationales sont justiciables, réserve faite des dispositions spéciales contenues dans la présente convention, des tribunaux établis dans les Etats contractants, selon les règles suivantes:
En matière réelle immobilière, du tribunal de la situation des biens litigieux;
En matière personnelle et mobilière, du tribunal du domicile de celui de leurs organes spécialement chargé de les représenter en justice, ou de celui du siège s'il s'agit d'une association établie dans un pays déterminé, ou de celui du pays de la conclusion ou de l'exécution du contrat;
En matière de dons et legs, du tribunal du domicile du donateur ou du testateur, ou de celui du lieu de l'ouverture de la succession.
Art. 17 Les différends qui viendraient à s'élever entre deux ou plusieurs associations internationales au sujet de leurs activités sociales respectives seront portés, à la demande de la partie la plus diligente, devant la Commission permanente de Bruxelles qui statuera en qualité d'arbitre et amiable compositeur.
Art. 18 En dehors de l'hypothèse ou une association internationale se dissout volontairement, sa déchéance de la personnalité juridique peut avoir lieu par voie d'autorité:
1. si elle fait de ses revenus et capitaux un emploi contraire aux prévisions de ses statuts;
2. si elle devient notoirement insolvable;
3. si elle néglige délibérément de se conformer aux prescriptions de l'article 5, alinéa 2;
4. si, s'écartant de son but, elle poursuit, dans un ou plusieurs pays, une activité contraire à l'ordre public ou aux bonnes moeurs de ces pays.
Dans les trois premiers cas, la déchéance peut être prononcée, sur la demande de l'une des Parties contractantes, par la Commission permanente de Bruxelles. L'association intéressée aura la faculté, dans un délai de quatre mois, de se pourvoir contre la décision devant la juridiction, prévue à l'article 7. Si la décision n'est l'objet d'aucun recours ou si, après recours, elle est confirmée, elle sera aussitôt notifiée par les soins de la Commission permanente aux gouvernements des Parties contractantes. L'effet de la déchéance se produira dans tous les pays contractants. Toutefois, la déchéance n'aura pas d'effet rétroactif. Les actes accomplis par l'association avant la notification demeureront valables.
Dans le quatrième cas, la déchéance peut être prononcée par les tribunaux du pays intéressé. L'association frappée pourra, après avoir épuisé les recours organisés par la législation locale, se pourvoir, dans un délai de quatre mois, devant la juridiction prévue à l'article 7. Si la décision est confirmée, elle sera communiquée, à toutes fins utiles, à la Commission permanente de Bruxelles. Elle produira immédiatement, dans le pays intéressé, les effets indiqués à l'article 7, alinéas 3 à 5.
Toutefois, lorsque l'association intéressée avait son siège dans le pays qui aura prononcé sa déchéance, elle sera privée de la personnalité juridique dans tous les pays contractants.
Comments
The special feature of this proposal is that international associations are hereby granted a universal legal status through international treaty. In this way international NGOs obtain a complete guaranty of normal development without being subject to arbitrary changes or differences in national legislation, or the danger of being naturalized. States might refuse to recognize the legal personality of the NGO in a particular case, but provision was then made for the international NGO to appeal to the Permanent Court of International Justice (supersed by the International Court of Justice in 1945).
Another member of the Institute of International Law, M. Phillimore, remarked at the time that although [Articles 1 to 6] could be acceptable, [Article 7] (concerning appeals to the Court) was unrealistic and untimely. (Even in 1987 there are only very limited possibilities for intergovernmental organizations to have access to the International Court of Justice). Phillimore considered that [Articles 8, 10, 11, 12 and 14] are unnecessary because they were already covered by the amicable rules of conflict of law.
Rodgers notes that ["Communications have indicated that the International Chamber of Commerce discussed the Politis proposals in 1923 and 1928 and gave them general support. Unfortunately the Chamber has been unable to locate further information in its available files. The Institute of Foreign and International Law in Berlin and the Institute for the Unification of Private International Law also made brief study of these proposals but did not adopt them for study and documentation."] (2)
These proposals were taken up again in 1950 by Suzanne Bastid (see Appendix 4.8).
Notes
1. Institut de Droit International. Projet de convention relative à la condition juridique des associations internationales. In: [Annuaire de l'Institut], 30, 1923, pp. 385-393. (Rapport sur la condition juridique des associations internationales par N. Politis et débats, pp. 97-173).
2. Raymond Spencer Rodgers. Facilitation Problems of International Associations. Brussels, Union of International Associations, 1960