UIA's Structure and Statutes

The General Assembly gathers every two years in Brussels, and comprises all Active Members.

Management of the UIA is supervised by the Executive Council, which is elected by the General Assembly, and is composed of 15 to 21 Active Members.

The Council in turn elects the Bureau of six officers from among its members, namely the President, three Vice-Presidents, a Treasurer, and a Secretary-General. The responsibilities of the Bureau are defined by the Council. The President and the Secretary-General are responsible for the daily administration of the UIA and for carrying out decisions taken by the Council or the Bureau.

The UIA Secretariat is located in Brussels, Belgium.

Name Organization Country
Anne-Marie Boutin (President) Cour des Comptes, Paris France
Tim Casswell (Vice-President) Creative Connection Consultants United Kingdom
Marilyn Mehlmann (Vice-President) Global Action Plan for the Earth Sweden
Cyril Ritchie (Vice-President) FIIG Switzerland
Seya Immonen (Treasurer)   Belgium
Jacques de Mévius (Secretary-General)   Belgium
F.W.G. Baker   France
Marc Bontemps Ecolife Belgium
Mariarosa Cutillo Mani Tese Italy
Dianne Dillon-Ridgley   United States
Declan Kennedy   Germany
Roland Mayerl   Belgium
Rolf Reinhardt   Germany
Gianni Tibaldi University of Padua Italy
Simone Van Beek Susila Dharma International Netherlands
Danièle Vranken FAIB Belgium
Judy Wickens Belgium
Marisha Wojciechowska-Shibuya Catalyst Partners International Thailand
Name Position Nationality E-mail
Carine Faveere Coordinator, Yearbook Editor Belgium
Carol Williams Yearbook Editor United States
Clara Fernández López External Relations Manager Spain
Frédéric Magin Technical Help Desk, LAN and Server Administrator, IT Foresight Belgium
Jackie Nebel Yearbook Editor United Kingdom
Joel Fischer [blog] Yearbook Editor, Head of Congress Dept. United States
Judy Wickens Volunteer Adviser United Kingdom
Leslie Selvais Yearbook Editor Belgium
Liesbeth Van Hulle Yearbook Editor-in-Chief Belgium
Nancy Carfrae Yearbook Editor, AREV Database Manager Canada / Belgium
Rachele Dahle Yearbook Editor, Webmaster United States / Belgium
Régine Toussaint Calendar Editor Belgium
Ryan Brubaker Webmaster, Online Database Programmer United States
Sandrine Henrioulle Calendar & Yearbook Editor Belgium
Sylvie Hosselet Calendar Editor Belgium
Thibault Janmart Secretariat Assistant Belgium

Union of International Associations (UIA) / Union des Associations Internationales (UAI) / Unie van de Internationale Verenigingen (UIV)

SECTION I - Name, Headquarters, Aims

Article 1. Name

The international organization set up in 1907 as the "Central Office of the International Institutions", having become a federation in 1910 during the first world congress of international associations under the name "Union des Associations Internationales" (UAI) - in English "Union of International Associations" (UIA) - and transformed into an Institute in 1953, was incorporated in accordance with the Belgian law of 25 October 1919 on international associations having a scientific aim by Royal Decree dated 2 July 1920.

Article 2. Secretariat

The UIA has its registered office in Belgium at rue Washington 40, B-1050 Brussels. Auxiliary secretariats can be opened elsewhere by the Executive Council.

Article 3. Aims

The UIA is a non-profit making international non-governmental organization having a scientific aim, with activities such as research, study, information, consultation, promotion and service.

Its aims are:

  • to contribute to a universal order based on principles of human dignity, solidarity of peoples and freedom of communication;
  • to undertake and promote research and study on transnational associative networks, considered as essential components of contemporary society;
  • to collect and distribute the most comprehensive documentation possible on international organizations and associations, both governmental and non-governmental, and on new forms of transnational co-operation;
  • to collect and distribute data on the various meetings organized by international bodies;
  • to encourage and undertake all activity aimed at promoting the development and efficiency of non-governmental networks, as well as intercommunication between people working in the international framework and in interassociative co-operation;
  • to study, categorize, analyze, compare and illuminate world problems as perceived by international organizations.

SECTION II - Honorary Members, Active Members, and Associate Members

Article 4. Honorary Members

Personalities on whom the General Assembly confers this title in consideration of their high competence or in recognition of the eminent services rendered by them to the UIA. The Honorary Members can resign by written notification to the Council.

Article 5. Active Members

The UIA is composed of Active Members, chosen without distinction of nationality, race, sex, and creed, nor of adherence to ideological, political or professional groups, from among persons who are particularly interested in the organizations' aims, provided that no more than one-fifth are of the same nationality.

Only Active Members can take part in the direction and management of the organization; they are admitted at the proposal of the Council, either during General Assembly sessions or by postal vote.

The Council may decide on an annual fee.

Active Members who fail to respond to convocations for two successive General Assemblies may, after the lapse of six months from the second General Assembly, be considered by the Council as having resigned. The Council may terminate the membership status of an Active Member.

The Active Members can resign by written notification to the Council.

Article 6. Associate Members

Organizations, foundations, institutions, business firms and corporate bodies of individuals in general, without distinction of nationality, race, sex, and creed, nor of adherence to ideological, political or professional groups, who may be interested in the organization's aims and activities, and who wish to give their moral support and effective collaboration, may be accepted as Associate Member and may use that title. Associate membership is subject to the approval of the Council.

The amount of the subscription is set by the Council. The title of Associate Member and payment of the subscription give exclusive right to certain UIA services. On the recommendation of the Council, the General Assembly may terminate the membership status of an Associate Member.

The Associate Members can resign by written notification to the Council.


Article 7. General Assembly

The General Assembly is composed of all Active Members. Sessions are held every second year. It may also be convened at any time by decision of the Council or at request of one-fourth of the Active Members.

Active Members who cannot be present may choose another Active Member to represent them. They can also vote electronically. An Active Member cannot act as delegate for more than five other members.

Voting at the General Assembly is by simple majority of Active Members who are present or represented, unless otherwise indicated in the present Constitution. Only votes for or against will be counted.

For its first convocation, the Assembly is validly constituted by the attendance of one-third of the Active Members, whether in person, or represented (according to the electronic modalities specified in the Bye-Laws). At the second convocation, it is validly constituted whatever the number of Active Members present or represented.

The decisions of the General Assembly are normally brought to the attention of Active Members by electronic means to solicit clarification.

Article 8. Council

The management of the organization is supervised by a Council. It is composed of a minimum of 15 and a maximum of 21 active members, elected by the General Assembly.

Their term of office is, in principle, of four years, half being renewable at each ordinary General Assembly.

Council members may arrange for another Council member to substitute for them and use their powers. A Council Member cannot act as delegate for more than three other members.

Council proceedings are valid if one-third of its members are present or represented by proxy, and decisions are taken by simple majority of members present or represented (according to the electronic modalities specified in the Bye-Laws). Only votes for or against will be counted.

In the event of a tie the President has a casting vote.

All powers of management, administration and disposal of assets are vested in the Council, subject to any limitation imposed by the General Assembly. The Council may delegate particular powers to the Council Bureau or to a restricted committee which it may appoint from among its members.

The final minutes of the Council, signed by the President, or by two members of the Council, are maintained as official records.

Article 9. Council Bureau

The Council elects among its Members, a President, the three Vice-Presidents, a Treasurer-General and a Secretary-General who constitute the Bureau.

The President and the Secretary-General are responsible for the daily administration of the UIA and for carrying out decisions taken by the Council or the Bureau.

The President and the Secretary-General will represent the UIA in all judicial proceedings, whether active or passive, as plaintiffs or defendants.

The responsibilities of the Bureau, and the circumstances of its meeting, are defined by the Council (and specified in the Bye-Laws).

Article10. Treasurer-General and Auditor

A statement of accounts, certified by a professional auditor, is submitted annually by the Treasurer-General to Council members. The Treasurer-General presents the statements of accounts and budget estimates for examination by the Council. At each ordinary session of the General Assembly the Treasurer-General submits for approval a financial report for the period since the previous General Assembly, as well as budget estimates for the forthcoming fiscal period.

Article 11. Special commissions

The General Assembly or Council may establish and terminate special commissions, composed of qualified persons, who are prepared to undertake particular tasks necessary to the further development of the UIA.

Reports or resolutions of the special commissions are submitted to the Council which will, if considered opportune, take the necessary steps to achieve the wishes expressed by commissions or to put into effect their recommendations.

Article 12. Secretariat

The administration and operational business shall be carried out at the UIA Secretariat to which all correspondence must be addressed. The Secretary-General, acting on behalf of the Council, shall safeguard at all times and in every respect the interests of the UIA.

The Secretary-General shall appoint the members of the Secretariat to act on his or her behalf and such staff members (or contracted individuals) as are necessary for the proper conduct of the affairs of the UIA. The Secretary-General is responsible for generating income to sustain and develop its operations and may make strategic decisions in using available resources to that end, subject to subsequent ratification by the Council.

The Secretary-General may take decisions on urgent matters that are normally within the competence of the Council or the Bureau when, for particular reasons, the Council cannot meet or the President cannot be consulted. Such decisions shall be submitted, for purpose of ratification, amendment or appeal, to the next session of the Council and the President shall be informed as soon as possible.

The Secretariat elaborates program projects and budget of the UIA. It carries into effect the decisions of the General Assembly and of the Council. It submits to the Council the activities and financial reports for the activities brought into operation.

Article 13. Language of business

The languages to be employed in all official business conducted by the association are English or French. In cases of difficulties of interpretation, the French language will take precedence.

SECTION IV. - Financial resources and assets

Article 14.

The financial resources at the disposal of the organization are notably:

  1. Subscriptions from Active and Associate Members, at rates decided upon by the Council, it being understood that Active Members will never be liable for additional contributions.
  2. Payments for research, study and consultation contracts entered into with members, international organizations and public or private institutions.
  3. Grants from international organizations and public or private authorities.
  4. Donations and legacies.
  5. Proceeds from sale of information, data licensing and from services rendered.

SECTION V. Amendment of Constitution, dissolution

Article 15.

The present Constitution can be amended at any time by an Extraordinary General Assembly of members convened on the initiative of the Council or at request of one-fourth of the Active Members.

The date of the Extraordinary General Assembly which will pronounce on the said proposal must be notified by the Council to members at least one month in advance.

Deliberations at the Extraordinary General Assembly are only valid if two-thirds of the members are present or represented , according to the postal and electronic modalities specified in the Bye-Laws.

No decision will be passed unless it secures a majority of two-thirds of the votes of those present or represented, only votes for or against being counted.

However, if this Extraordinary General Assembly is not attended by two-thirds of the Active members another Extraordinary General Assembly, convened, on the same conditions as indicated above, will decide definitively and validly on the proposal under consideration, whatever the number of members present or represented.

The Extraordinary General Assembly will define the mode of dissolution and liquidation of the association.

Text of the Constitution as amended in Brussels, 2005

Union des Associations Internationales (UAI) / Union of International Associations (UIA) / Unie van de Internationale Verenigingen (UIV)

TITRE Ier - Dénomination, siège, objet

Art. 1er Dénomination

L'organisation internationale, constituée à Bruxelles en 1907 en «Office central des institutions internationales », devenue fédération en 1910, lors du premier congrès mondial des associations internationales sous le nom d'« Union des associations internationales » (UAI) - en anglais « Union of International Associations (UIA)» -modifiée en Institut en 1953, est dotée de la personnalité civile, conformément à la loi belge du 25 octobre 1919 sur les associations internationales à but scientifique, par arrêté royal du 2 juillet 1920.

Art. 2 Siège

L'UAI a son siège légal en Belgique rue Washington 40, 1050 Bruxelles. Des secrétariats auxiliaires pourront être ouverts ailleurs par le Conseil.

Art. 3 Objet

L'UAI est une organisation internationale non gouvernementale à but scientifique, non lucratif, menant des activités telles que : recherche, études, d'information, de consultation, de promotion et de services.

Elle a pour objet:

  • de concourir à un ordre universel fondé sur des principes de dignité humaine, de solidarité des peuples et de libre communication,
  • d'entreprendre et de favoriser la recherche et les études sur les réseaux associatifs transnationaux, considérés comme composante essentielle de la société contemporaine,
  • de recueillir et diffuser la documentation la plus complète possible sur les organisations et associations internationales, tant gouvernementales que non gouvernementales et sur les formes nouvelles de coopération transnationale,
  • de recueillir et diffuser la documentation sur les diverses réunions organisées par les structures internationales,
  • de favoriser et entreprendre toute action en vue de promouvoir le développement et I'efficacité des réseaux non gouvernementaux, le dialogue entre les agents du système international et la coopération inter associative,
  • d'étudier, recenser, analyser, comparer et visualiser les problèmes mondiaux tels qu'ils sont perçus par les organisations internationales.

TITRE II. - Membres honoraires, membres actifs, membres associés

Art. 4 Membres honoraires

Personnalités auxquelles l'assemblée générale confère le titre en considération de leur grande compétence ou en reconnaissance de services éminents rendus à l'U.A.I. Les Membres honoraires peuvent démissioner moyennant notification par écrit au Conseil.

Art 5 Membres actifs

L'UAI se compose de membres actifs, choisis sans distinction de nationalité, de race, de sexe, de croyance religieuse, ni d'appartenance à des groupements idéologiques, politiques ou professionnels, parmi les personnalités qui s'intéressent particulièrement à l'objet de l'organisation, sans que plus d'un cinquième puisse appartenir à une même nationalité.

Seuls ces membres participent à la direction et à la gestion de l'organisation; ils sont admis sur proposition du Conseil, soit en séance de I'Assemblée, soit par un vote par correspondance.

Le Conseil peut décider d'une cotisation annuelle.

Les membres actifs qui auraient manqué de donner réponse aux invitations à deux Assemblées successives pourront, dans un délai de six mois à compter de la tenue de la seconde Assemblée, être considérés par le Conseil comme démissionnaires. Le Conseil peut mettre fin au statut d'un ou de plusieurs de ses membres actifs.

Les Membres actifs peuvent démissionner moyennant notification par écrit au Conseil.

Art. 6 Membres associés

Les organisations, fondations, institutions, entreprises et en général les organismes ou personnes, sans distinction de nationalité, de race, de sexe, de croyance religieuse ou d'appartenance à des groupements idéologiques, politiques ou professionnels qui s'intéressent aux buts et aux activités de 1'organisation et sont désireux de lui apporter leur appui moral ou leur collaboration effective, peuvent être agréés en qualité de membre associé par le Conseil et en porter le titre. Le montant de la cotisation est fixé par le Conseil. Le titre de membre associé et le versement de la cotisation donnent un droit exclusif à certains services de I'UAI.

Sur recommandation du conseil, l'assemblée générale peut mettre fin au statut d'un ou de plusieurs membres associés.

Les Membres associés peuvent démissionner moyennant notification par écrit au Conseil.

TITRE III. - Organes

Art. 7 Assemblée générale

L'Assemblée générale se compose de tous les membres actifs. Elle se réunit tous les deux ans. Elle peut être convoquée en outre à tout moment par décision du Conseil ou à la demande d'un quart des membres actifs.

Les membres actifs, non présents peuvent se faire représenter par un autre membre actif de leur choix. Ils peuvent aussi voter par voie électronique. Un membre actif ne peut avoir plus de cinq délégations.

L'Assemblée générale vote à la majorité simple des membres actifs présents et représentés, à moins qu'il en soit décidé autrement dans les présents statuts. Seuls les votes pour ou contre sont pris en considération.

L'Assemblée est valablement constituée à sa première convocation par la présence d'un tiers des membres actifs présents ou représentés: en conformité avec les modalités électroniques spécifiées au règlement intérieur, en deuxième convocation, elle est valablement constituée quel que soit le nombre des membres actifs présents ou représentés. L'Assemblée générale a tous les pouvoirs nécessaires à la réalisation de I'objet de l'association.

Les décisions de l'assemblée générale sont portées à la connaissance des membres actifs par voie électronique.

Art. 8 Conseil

L'organisation est supervisée par un Conseil. Celui-ci est composé d'un minimum de 15 et d'un maximum de 21 membres actifs, élus par l'Assemblée Générale.

Leur mandat est en principe de quatre ans, la moitié du Conseil étant renouvelée à chaque Assemblée générale ordinaire.

Les membres du Conseil peuvent se faire remplacer par un autre membre du Conseil et lui déléguer leurs pouvoirs. Un membre du Conseil ne pourra avoir plus de trois délégations.

Le Conseil délibère valablement si un tiers de ses membres sont présent ou représentés par procuration et ses décisions sont prises par simple majorité des membres présents ou représentés selon les modalités électroniques spécifiées au règlement intérieur. Seuls les votes pour ou contre sont pris en considération.

En cas de partage, la voix du Président est prépondérante.

Le Conseil a tout pouvoir de gestion, d'administration et de disposition des actifs, sous réserve de limitation imposée par l'assemblée générale. Il peut déléguer certains de ses pouvoirs au bureau du Conseil ou à un comité restreint nommé par lui parmi ses membres.

Les minutes du Conseil, signées par le Président ou par deux membres du Conseil, sont conservées comme rapports officiels.

Art. 9 Bureau du Conseil

Le Conseil élit parmi ses membres un président, trois vice-présidents, un trésorier général et un secrétaire général qui constituent le Bureau.

Le président et le secrétaire général sont chargés de la direction de I'UAI et de I'exécution des décisions prises par le Conseil ou le Bureau.

Le président et le secrétaire général représentent I'UAI dans toutes les actions judiciaires, tant actives que passives, comme demandeurs ou défendeurs.

Les responsabilités du Bureau sont redéfinies par le Conseil. ( transféré au règlement intérieur )

Art. 10 Trésorier général et vérificateur des comptes

Chaque année, le trésorier général transmet aux membres du Conseil le relevé des comptes approuvés par un vérificateur professionnel. Le trésorier général soumet pour examen au Conseil le relevé des comptes et les prévisions budgétaires, Le trésorier général présente, à chaque session ordinaire de I'Assemblée générale, pour approbation, un rapport financier portant sur I'exercice écoulé depuis I'Assemblée précédente, ainsi que les prévisions budgétaires pour I'exercice à venir.

Art. 11 Commissions spéciales

l'Assemblée générale ou le Conseil peut établir et clore des commissions spéciales, composées de personnes qualifiées, préparées à entreprendre des tâches particulières nécessaires au développement de l'U.A.I.

Les rapports ou résolutions des commissions spéciales sont soumis au Conseil qui peut, s'il le considère opportun, prendre les mesures nécessaires à l'accomplissement des voeux exprimés par les commissions ou à la réalisation de leurs recommandations.

Art. 12 - Secrétariat

Les activités administratives et opérationnelles seront effectuées au secrétariat de l'UAI, où toute la correspondance officielle devra être adressée. Le Secrétaire général, agissant au nom du Conseil, sauvegardera les intérêts de l'UAI, en tous temps et à tous égards.

Le Secrétaire général nommera les membres du Secrétariat pouvant agir en son nom ainsi que les membres du Secrétariat (ou des consultants individuels) pour la conduite précise des tâches de l'UAI. Le Secrétaire général est chargé de générer les revenus susceptibles de soutenir et développer les opérations de l'UAI et peut prendre les décisions stratégiques en utilisant les ressources disponibles à cette fin, sous réserve de ratification ultérieure par le Conseil.

Le Secrétaire général peut prendre des décisions sur des matières urgentes qui sont normalement de la compétence du Conseil ou du Bureau lorsque, pour des raisons particulières, le Conseil ne peut se réunir ou le Président ne peut être consulté. Pareilles décisions seront soumises, pour ratification, amendement ou appel, à la session suivante du Conseil et le Président sera tenu informé aussitôt que possible.

Le Secrétariat élabore les projets de programme et de budget de l'UAI. Il assure la mise en oeuvre des décisions de l'Assemblée générale et du Conseil. Il soumet au Conseil les rapports d'activité et financiers relatifs aux activités mises en oeuvres.

Art 13 - Langues de travail

Les langues utilisées dans les communications officielles de l'organisation sont l'anglais et le français. En cas de doute, le français aura la préséance.

TITRE IV. - Ressources

Art. 14 Moyens financiers

Les moyens financiers dont dispose I'organisation comprennent notamment:

  1. Les cotisations des membres actifs et associés, fixées par le Conseil ,étant entendu que la responsabilité de ceux-ci ne pourra jamais être engagée au-delà de cette contribution.
  2. La rétribution des contrats de recherche, d'étude, de consultations passés avec des membres, des organisations internationales, des institutions publiques ou privées.
  3. Les subsides d'organisations internationales, d'autorités publiques ou privées.
  4. Les dons et legs.
  5. Le produit des ventes de publications et de services.

TITRE V. - Modification des statuts, dissolution

Art. 15.

Les présents statuts peuvent être révisés en tout temps par une Assemblée générale extraordinaire des membres convoquée à l'initiative du Conseil ou à la demande d'un quart des membres.

Le Conseil doit porter à la connaissance des membres, au moins trois mois à l'avance, la date de I'Assemblée générale extraordinaire qui statuera sur ladite proposition.

L'Assemblée générale extraordinaire ne peut valablement délibérer que si elle réunit les deux tiers des membres présents ou représentés : par procuration ou conformément aux modalités électroniques spécifiées dans le règlement intérieur.

Aucune décision ne sera acquise si elle n'est votée à la majorité des deux tiers des voix, seuls les votes pour ou contre étant pris en considération.

Toutefois, si cette Assemblée ne réunit pas les deux tiers des membres actifs, une nouvelle Assemblée générale extraordinaire sera convoquée dans les mêmes conditions que ci-dessus, qui statuera définitivement et valablement sur la proposition en cause quel que soit le nombre de membres présents ou représentés.

L'Assemblée générale extraordinaire fixera le mode de dissolution et de liquidation de I'association.

Texte des statuts révisés en 2005